Op welke onkostenvergoedingen heb ik recht?
Je mag alleen onkosten toevoegen aan je arbeidscontract als je er werkelijk recht op hebt of als je de kosten effectief hebt gemaakt. Binnen die onkosten maken we een onderscheid tussen forfaitaire onkosten en beroepskosten.
Welke forfaitaire onkosten mag ik inbrengen in mijn arbeidscontract?
Amplo volgt bij het verwerken van onkosten de regels van de bevoegde paritaire comités, en deze lijst van forfaitaire onkosten van de overheid.
In die lijst staan onder andere de vaste vergoedingen voor woon-werkverkeer en beroepsverplaatsingen met fiets of auto. Maar er bestaan ook vaste tarieven voor beroepskosten voor bijvoorbeeld telewerkers.
Aan deze forfaitaire onkosten zijn regels verbonden. Je moet kunnen bewijzen dat de betreffende forfaitaire onkostenvergoeding gelegitimeerd is voor jouw specifieke situatie. Voor transportkosten moet je bijvoorbeeld kunnen aantonen dat je een bepaald traject effectief hebt afgelegd.
Lees hier wat de risico’s zijn bij het foutief inbrengen van onkosten.
Voor alle onkosten geldt dat je ze werkelijk moet gemaakt hebben of recht moet hebben op de forfaitair vastgelegde bedragen. Wanneer de fiscus hier een onregelmatigheid in ontdekt, verschillen de gevolgen wel, afhankelijk van de onkosten waarover het gaat: forfaitaire of beroepskosten.
Risico’s bij het verkeerd afschrijven van forfaitaire onkosten
Staan er in je arbeidscontract onkosten maar heb je volgens de wet geen recht op dat forfait? Dan kan de fiscus die onkost herkwalificeren als loon, ook retroactief. Dus zelfs als je geen boete krijgt, kan zo’n herkwalificatie oplopen tot een veelvoud van de oorspronkelijk ingebrachte onkost.
Risico’s bij het verkeerd afschrijven van beroepskosten
Breng je te hoge bedragen in voor het gebruik van eigen materiaal (hoger dus, dan de afschrijfwaarde van het materiaal ten opzichte van het percentage professioneel gebruik)? Óf reken je daarbovenop een vergoeding aan je opdrachtgever aan voor het gebruik van jouw materiaal? Dan bestaan er twee grote risico’s:
1. De meerwaarde die je creëert (dus het bedrag bovenop de werkelijk afschrijfbare waarde) kan gekwalificeerd worden als verhuur. En volgens de btw-administratie is de verhuur van zaken is een btw-plichtige activiteit. Dat zou er dus op neerkomen dat je je moet registreren als zelfstandige voor dat deeltje verhuur van je materiaal.
2. Ten tweede kan een te hoge onkostenvergoeding beschouwd worden als belastingontduiking, met retroactieve correcties en boetes die oplopen tot veelvouden van het oorspronkelijke bedrag.